Gérer les annulations et les remplacements
Définir une politique d'annulation claire, automatiser les remboursements et remplir les places libérées.
Équipe ResaCours
Gérer les annulations et les remplacements
Les annulations de dernière minute sont la partie la moins agréable du métier. ResaCours peut en automatiser une bonne partie.
Définir votre politique d'annulation
Avant tout, décidez de votre politique. Les options courantes :
- Annulation libre jusqu'à 24h avant le cours - remboursement complet
- Annulation partielle jusqu'à 48h - remboursement à 50%
- Pas de remboursement mais report possible sur un autre créneau
Il n'y a pas de bonne réponse universelle. Une politique stricte protège votre planning ; une politique souple attire plus d'élèves mais expose à plus d'incertitude.
Configurer la politique dans ResaCours
Depuis Paramètres > Politique d'annulation, définissez :
- Le délai minimum avant le cours pour annuler
- Le taux de remboursement selon le délai
- Si les crédits de pack sont restitués ou non
La politique s'applique à tous vos cours. Si vous avez des règles différentes par cours (ex: les stages sont non-remboursables), vous pouvez les définir au niveau du cours.
Liste d'attente automatique
Activez la liste d'attente depuis Créneaux > [votre cours] > Liste d'attente.
Quand une place se libère :
- ResaCours notifie automatiquement le premier de la liste
- Cette personne a un délai (que vous définissez, ex: 2h) pour confirmer
- Si elle ne répond pas, le suivant est notifié
- La place apparaît à nouveau comme disponible si personne ne la prend
Gérer une annulation de votre côté
Si c'est vous qui annulez un cours :
- Ouvrez le créneau dans votre planning
- Cliquez sur Annuler ce cours
- Choisissez si vous souhaitez proposer un cours de remplacement
- ResaCours envoie un email à tous les inscrits avec vos explications
Tous les paiements sont remboursés automatiquement. Les crédits de pack sont restitués.
Remplacer un cours annulé
Si vous proposez une date de remplacement :
- Créez le nouveau créneau
- Lors de l'annulation du cours original, sélectionnez ce créneau comme remplacement
- Les élèves inscrits reçoivent l'option de se reporter sur le nouveau créneau ou d'être remboursés
Ce que vous pouvez déléguer
La gestion des annulations élèves (dans les délais) est entièrement automatique. ResaCours s'occupe des remboursements Stripe, des notifications et de la mise à jour des plannings. Vous n'intervenez que pour les cas hors politique (par exemple, un élève en situation d'urgence qui annule trop tard).